KC Blog

每日英文日記

Daily English - Business Presentation

作者 WaitZ
Daily EnglishLearning Journaladvancedbusinesspresentationspeakingbusiness-presentationadvanced

今日主題 (Today's Topic)

主題: Business Presentation
難度: advanced
分類: Daily English / Learning Journal

關鍵詞彙 (Key Vocabulary)

本主題的重要詞彙與片語

簡報核心術語：

  • Agenda（名詞）：待討論或呈現的項目清單

    • 例句："Let me walk you through today's agenda."（讓我帶您了解今天的議程）
    • 用法："First on our agenda is..."（我們議程的第一項是...）

  • Deliverable（名詞）：作為結果產生的有形或無形成果

    • 例句："Our key deliverables for Q4 include..."（我們第四季的關鍵交付成果包括...）
    • 用法："We've completed all project deliverables on time."（我們已按時完成所有專案交付成果）

  • Stakeholder（名詞）：對結果有利害關係的人或團體

    • 例句："We need to align with all stakeholders before proceeding."（在進行之前我們需要與所有利害關係人協調）
    • 用法："Our primary stakeholders are..."（我們的主要利害關係人是...）

  • Milestone（名詞）：開發過程中的重要階段或事件

    • 例句："We've reached several important milestones this quarter."（本季我們達成了幾個重要里程碑）
    • 用法："The next milestone is scheduled for December."（下一個里程碑預計在12月）

  • Metrics（名詞）：衡量標準

    • 例句："Let's review the key performance metrics."（讓我們檢視關鍵績效指標）
    • 用法："These metrics demonstrate our progress."（這些指標顯示了我們的進展）

簡報動詞：

  • Highlight（動詞）：強調或突出

    • 例句："I'd like to highlight three key achievements."（我想強調三個主要成就）
    • 用法："This chart highlights the growth trend."（這張圖表突顯了成長趨勢）

  • Elaborate（動詞）：詳細說明

    • 例句："Let me elaborate on that point."（讓我詳細說明這一點）
    • 用法："Could you elaborate on the implementation strategy?"（您能詳細說明實施策略嗎？）

  • Visualize（動詞）：視覺化；用圖形呈現

    • 例句："This diagram helps visualize the workflow."（這個圖表有助於視覺化工作流程）
    • 用法："Let's visualize the data with this chart."（讓我們用這張圖表將資料視覺化）

  • Summarize（動詞）：總結要點

    • 例句："To summarize our findings..."（總結我們的發現...）
    • 用法："Let me summarize the key takeaways."（讓我總結重點）

  • Address（動詞）：處理或談論

    • 例句："I'll address your concerns in the Q&A."（我會在問答環節處理您的疑慮）
    • 用法："This proposal addresses the main challenges."（這個提案處理了主要挑戰）

額外商務術語：

  • ROI (Return on Investment)：投資報酬率
  • KPI (Key Performance Indicator)：關鍵績效指標
  • Quarter (Q1-Q4)：會計年度的三個月期間
  • Benchmark：基準、標準
  • Forecast：預測
  • Action items：待辦事項

實例與應用 (Examples & Application)

提供實際例句或應用情境

開場簡報

正式開場：

  • "Good morning/afternoon, everyone. Thank you for joining us today."（大家早安/午安。感謝您今天的參與）
  • "I'm pleased to be here to present..."（我很高興能在此展示...）
  • "Today, I'll be discussing..."（今天我將討論...）
  • "The purpose of this presentation is to..."（本次簡報的目的是...）
  • "By the end of this session, you'll understand..."（在本次會議結束時，您將了解...）

自我介紹：

  • "For those who don't know me, I'm [Name], [Position] at [Company]."（對於不認識我的人，我是[公司]的[職位]，[姓名]）
  • "I've been working on this project for the past six months."（我在過去六個月一直在進行這個專案）
  • "My background is in [field], and today I'll share..."（我的背景是[領域]，今天我將分享...）

設定議程：

  • "Our agenda for today consists of three main points..."（我們今天的議程包含三個主要重點...）
  • "First, we'll look at... Then, we'll examine... Finally, we'll discuss..."（首先，我們會看...然後，我們會檢視...最後，我們會討論...）
  • "We have approximately 30 minutes, with time for Q&A at the end."（我們有大約30分鐘，最後會有問答時間）

呈現數據和發現

介紹圖表/數據：

  • "As you can see from this chart..."（從這張圖表可以看出...）
  • "This graph illustrates..."（這張圖表說明了...）
  • "The data shows a clear trend..."（數據顯示明確的趨勢...）
  • "Looking at these numbers, we observe..."（看這些數字，我們觀察到...）
  • "This slide demonstrates..."（這張投影片展示了...）

強調重點：

  • "What's particularly interesting here is..."（這裡特別有趣的是...）
  • "I'd like to draw your attention to..."（我想請您注意...）
  • "The key takeaway from this is..."（從這裡得到的關鍵要點是...）
  • "This is a critical point to note..."（這是需要注意的關鍵點...）
  • "It's worth emphasizing that..."（值得強調的是...）

比較和對比：

  • "In comparison to last year..."（與去年相比...）
  • "While X shows growth, Y indicates..."（X顯示成長，而Y則表示...）
  • "On the one hand... On the other hand..."（一方面...另一方面...）
  • "Conversely, we see that..."（相反地，我們看到...）
  • "In contrast to our competitors..."（與我們的競爭對手相比...）

主題轉換

往下進行：

  • "Moving on to the next point..."（進入下一個重點...）
  • "Now, let's turn our attention to..."（現在，讓我們把注意力轉向...）
  • "That brings us to..."（這帶我們來到...）
  • "Let's shift focus to..."（讓我們將焦點轉移到...）
  • "Building on that idea..."（基於那個想法...）

回顧前面內容：

  • "As I mentioned earlier..."（如我先前所述...）
  • "Returning to the point about..."（回到關於...的重點）
  • "This relates to what we discussed..."（這與我們討論的內容相關...）
  • "Remember when we talked about..."（記得我們談論過...）

處理問答

邀請提問：

  • "I'll now open the floor for questions."（現在開放提問）
  • "Does anyone have any questions or concerns?"（有人有任何問題或疑慮嗎？）
  • "I'd be happy to address any questions."（我很樂意回答任何問題）
  • "What questions do you have?"（您有什麼問題？）

回應問題：

  • "That's an excellent question."（這是個很好的問題）
  • "I'm glad you brought that up."（很高興您提出這一點）
  • "To answer your question..."（回答您的問題...）
  • "Let me clarify that point..."（讓我澄清這一點...）
  • "I don't have that information right now, but I'll follow up with you."（我現在沒有那個資訊，但我會跟進）

結束簡報

總結：

  • "To recap the main points..."（回顧主要重點...）
  • "In conclusion..."（總結...）
  • "To summarize what we've covered today..."（總結我們今天涵蓋的內容...）
  • "The key messages are..."（關鍵訊息是...）

行動號召：

  • "The next steps are..."（下一步是...）
  • "I recommend that we..."（我建議我們...）
  • "Our action items include..."（我們的待辦事項包括...）
  • "Moving forward, we need to..."（接下來，我們需要...）

感謝聽眾：

  • "Thank you for your time and attention."（感謝您的時間和關注）
  • "I appreciate your participation."（感謝您的參與）
  • "Thank you for the engaging discussion."（感謝有趣的討論）
  • "I look forward to your feedback."（期待您的回饋）

實踐練習 (Practice Activities)

透過多種方式練習今日主題，專注於實際應用和口說表達

口說練習

大聲朗讀並練習說出以下句子，注重發音和流暢度

  • "Good morning, everyone. I'm pleased to present our Q3 results, which show a 25% increase in revenue compared to last quarter."（大家早安。我很高興展示我們第三季的成果，相較於上一季營收增長了25%）
  • "As you can see from this graph, customer satisfaction metrics have consistently improved over the past six months, reaching an all-time high of 92%."（從這張圖表可以看出，客戶滿意度指標在過去六個月持續改善，達到歷史新高的92%）
  • "I'd like to highlight three key milestones we achieved: first, we completed the product launch ahead of schedule; second, we exceeded our sales targets by 15%; and third, we successfully onboarded five new enterprise clients."（我想強調我們達成的三個關鍵里程碑：第一，我們提前完成產品發布；第二，我們超越銷售目標15%；第三，我們成功引進五個新的企業客戶）
  • "Let me elaborate on our implementation strategy. We'll roll out the changes in three phases: pilot testing in January, regional deployment in March, and full launch by May."（讓我詳細說明我們的實施策略。我們將分三個階段推出變更：一月的試點測試、三月的區域部署，以及五月前的全面推出）
  • "To summarize, our data clearly demonstrates that this approach delivers a strong ROI while addressing all major stakeholder concerns."（總結來說，我們的數據清楚顯示這個方法在處理所有主要利害關係人疑慮的同時，提供了強勁的投資報酬率）

情境對話

模擬真實情境，練習使用今日學習的內容進行對話

情境1：產品發表簡報

簡報者： Good afternoon, everyone. Thank you for attending today's presentation. I'm excited to share our new product roadmap for 2025.（大家午安。感謝參加今天的簡報。我很興奮能分享我們2025年的新產品路線圖）

聽眾1： Before we begin, how long will this presentation take?（開始之前，這個簡報會花多久時間？）

簡報者： We have about 45 minutes planned, with 15 minutes reserved for Q&A at the end.（我們預計約45分鐘，最後保留15分鐘問答）

簡報者： As you can see from this slide, we're planning three major product releases. Let me walk you through each one.（從這張投影片可以看出，我們規劃了三個主要產品發布。讓我為您說明每一個）

聽眾2： Can you elaborate on the timeline for the first release?（您能詳細說明第一個發布的時間表嗎？）

簡報者： Absolutely. The first release is scheduled for March, with beta testing beginning in February. I'll provide more details on the next slide.（當然。第一個發布預定在三月，二月開始測試版測試。我會在下一張投影片提供更多細節）

簡報者： To conclude, these releases will position us strongly against our competitors. Are there any questions?（總結來說，這些發布將使我們在競爭對手中佔據強勢地位。有任何問題嗎？）

情境2：季度業務審查

經理： Let's start with our performance metrics for Q3. Sarah, can you present the sales figures?（讓我們從第三季的績效指標開始。Sarah，妳能展示銷售數字嗎？）

Sarah： Certainly. As you can see from this chart, we exceeded our quarterly target by 18%. I'd like to highlight that our enterprise segment grew by 35%.（當然。從這張圖表可以看出，我們超越季度目標18%。我想強調我們的企業客戶部門成長了35%）

經理： That's impressive. What factors contributed to this growth?（很令人印象深刻。哪些因素促成了這個成長？）

Sarah： Three main factors: our new pricing strategy, the product enhancements we launched in July, and increased marketing spend in key regions.（三個主要因素：我們的新定價策略、七月推出的產品改良，以及在關鍵地區增加的行銷支出）

經理： Looking at these numbers, what's your forecast for Q4?（看這些數字，妳對第四季的預測是什麼？）

Sarah： Based on current trends and our pipeline, we're projecting a 20-22% increase over Q3. However, this depends on closing several large deals in December.（基於目前的趨勢和我們的管道，我們預測會比第三季增長20-22%。不過這取決於十二月能否成交幾個大案子）

經理： Thank you, Sarah. That's very thorough. Let's discuss the action items for Q4.（謝謝妳，Sarah。非常詳盡。讓我們討論第四季的待辦事項）

情境3：利害關係人進度會議

專案負責人： I've called this meeting to provide an update on Project Phoenix. Let me start by showing you where we are against our original timeline.（我召開這次會議是為了提供Phoenix專案的進度更新。讓我先展示我們相對於原始時間表的進度）

利害關係人1： I see we're slightly behind schedule. What's the cause?（我看到我們進度稍微落後。原因是什麼？）

專案負責人： Good question. We encountered some technical challenges in phase two that required additional time to resolve. However, I'm confident we can make up this time in the next phase.（好問題。我們在第二階段遇到了一些技術挑戰，需要額外時間解決。不過我有信心能在下一階段補回這些時間）

利害關係人2： What about the budget? Are we still on track financially?（預算呢？財務上我們還在軌道上嗎？）

專案負責人： Yes, we're actually 5% under budget at this point. The delay hasn't impacted costs because we reallocated resources efficiently.（是的，目前我們其實低於預算5%。延遲沒有影響成本，因為我們有效地重新分配了資源）

利害關係人1： What are the next milestones?（下一個里程碑是什麼？）

專案負責人： Our next major milestone is the completion of user testing by November 15th, followed by final deployment on December 1st.（我們下一個主要里程碑是11月15日前完成使用者測試，接著是12月1日的最終部署）

利害關係人2： Thank you for the update. Please keep us informed of any changes.（謝謝您的更新。如有任何變更請隨時告知我們）

自我練習任務

用今日學習的主題和詞彙，試著：

  1. 錄音：針對您目前的專案或熟悉的主題製作一個3分鐘的簡報。包括開場、主要重點和結論。錄音並檢視。

  2. 描述：為以下主題之一準備簡報大綱：

    • 您每天使用的產品或服務
    • 您明年的職涯目標
    • 常見問題的解決方案

  3. 提問：練習這些簡報情境：

    • 如何處理您不知道答案的困難問題？
    • 如果聽眾看起來分心，如何重新吸引注意力？
    • 當時間不夠時如何結束簡報？

練習筆記

有效簡報技巧：

  1. 肢體語言：

    • 與聽眾保持眼神接觸
    • 自然地使用手勢來強調重點
    • 以良好的姿勢自信地站立
    • 有目的地移動，不要緊張地來回走動

  2. 聲音控制：

    • 變化語調以維持興趣
    • 在關鍵點後暫停以強調
    • 清晰地以適中的速度說話
    • 投射聲音讓整個房間都能聽到

  3. 視覺輔助：

    • 保持投影片簡潔清晰
    • 使用視覺元素來支持而非取代訊息
    • 維持「6x6規則」：最多6個要點，每點最多6個字
    • 使用高品質相關的圖片

  4. 時間管理：

    • 事前為每個部分分配時間
    • 準備一個可見的手錶或計時器
    • 準備好在需要時跳過較不重要的內容
    • 永遠留時間給問答

  5. 應避免的常見用語：

    • "Um," "uh," "like," "you know"（填充詞）
    • "I think," "maybe," "possibly"（聽起來不確定）
    • 沒有解釋的過度技術術語
    • 不必要的道歉（「抱歉這張投影片很無聊」）

結構範本：

  1. 開場（10%）- 吸引注意、介紹、議程
  2. 主要內容（70%）- 3-5個有數據支持的重點
  3. 結論（15%）- 總結、行動號召、下一步
  4. 問答（5%）- 問題和回答

今日反思 (Daily Reflection)

收穫重點: 商務簡報關乎清晰的溝通，而不僅僅是資訊傳遞。最有效的簡報結合了結構完善的內容、自信的表達、引人入勝的視覺效果和與聽眾的互動。練習是必要的——即使是經驗豐富的簡報者也會多次排練。記住：您的聽眾希望您成功，而準備能建立提供引人注目的簡報所需的信心。掌握開場和結尾很重要，因為這些會創造持久的印象，並且要隨時準備好適應聽眾的需求和問題。